Bijna alles wat op je stand terechtkomt, moet eerst nog door een productieproces. Bedrukken, borduren, samenstellen en verpakken hebben elk hun eigen doorlooptijd, en die tijden tellen sneller op dan je zou verwachten. Wie er pas een maand voor de opbouw over begint, botst op drukproeven die nog rond moeten en op maten die nog niemand verzameld heeft. Reken je terug vanaf je opbouwdag, dan wordt het meteen een pak rustiger.
Hieronder zetten we de volgorde uiteen die bij de meeste klanten werkt, met richttermijnen per soort materiaal en een checklist die je meteen kan gebruiken. Wil je eerst weten wat er allemaal bij een deelname komt kijken, neem dan een kijkje bij beurzen en events.
Een beursdeelname is zelden een enkele bestelling. In de praktijk zijn het er vijf tot tien, en elk daarvan loopt via een eigen productieproces. Zolang die termijnen naast elkaar lopen, valt het allemaal best mee. Komen ze na elkaar te liggen, dan zit je plots heel krap.
De eerste vertrager is bijna altijd de drukproef. Elke bedrukking start met een digitaal voorbeeld dat jij nakijkt en goedkeurt. Zolang dat rondgaat bij collega’s die het druk hebben met andere dingen, staat de productie gewoon stil. Zet daar intern dus zelf een datum op, anders doet niemand het.
De tweede is de maatverdeling van je standteam. Kleding kan pas in productie zodra duidelijk is wie welke maat draagt, inclusief die ene collega die op het laatste moment inspringt. Bijbestellen kan altijd, maar zo’n bijbestelling loopt opnieuw door het volledige proces en bij een nieuwe batch is een licht kleurverschil nooit uitgesloten.
De derde is het transport. Materiaal dat klaar ligt bij de producent staat daarom nog niet op je stand. Beurshallen werken met eigen leveringsvensters en aanmeldregels, dus hou wat ruimte tussen de levering en het moment waarop je begint op te bouwen. Dan kan je nog rustig natellen en controleren voor het echt begint.
Wat volgt is een richtlijn en geen vast schema. Afhankelijk van je product, je oplage en de periode van het jaar schuift een stap al eens op. Gebruik het als kapstok en leg de exacte data samen met ons vast.
Nu bepaal je waarvoor je er eigenlijk staat en hoeveel ruimte je hebt. Het standconcept krijgt vorm en je maakt een eerste selectie van geschenken en materialen. Hoe vroeger die knopen doorgehakt zijn, hoe breder je keuze blijft. Niets moet al definitief zijn, als de richting maar duidelijk is.
Je standmateriaal en je beurskleding liggen vast en de ontwerpen gaan door. Lever je logo aan in vectorformaat, met de juiste kleurcodes erbij. Dan kan de opmaak onmiddellijk starten in plaats van na een week heen en weer mailen over bestanden die niet bruikbaar zijn.
De drukproeven zijn goedgekeurd en de maatverdeling is binnen. Giveaways en goodiebags gaan in productie. Denk ook aan de kleine dingen zoals lanyards, badgehouders en naamkaartjes, want net die worden het vaakst vergeten tot je ze op de ochtend zelf nodig hebt.
Idealiter staat alles bij jou en heb je het al eens uitgepakt en geteld. Voorzie enkele reservestuks en pak per doos in per categorie, dat scheelt eindeloos zoeken op de opbouwdag. Ook het transport naar de locatie regel je nu, samen met de gegevens van je contactpersoon ter plaatse.
Opbouw, briefing van je standteam en een laatste controle van al het materiaal. Spreek duidelijk af wie wat meebrengt en wie ter plaatse aanspreekpunt is. Dat klinkt vanzelfsprekend, tot er iemand ziek wordt en niemand weet waar de tweede doos lanyards staat.
Volg je leads snel op, want na twee weken herinnert bijna niemand zich het gesprek nog. Tel wat er overblijft en leg de neutraal bedrukte stukken opzij, die kan je bij een volgende gelegenheid gewoon opnieuw inzetten. Noteer meteen wat vlot liep en wat niet, dan heb je bij de volgende editie een echt vertrekpunt.
Onderstaande lijst geeft je een idee van de volgorde waarin je best werkt. Hou er rekening mee dat de termijn pas begint te lopen zodra jij de drukproef goedkeurt en niet bij je eerste vraag.
In het najaar bestellen veel bedrijven tegelijk, waardoor productie en transport voller lopen. Voorzie in die periode gerust wat extra ruimte in je planning. Zodra je aantallen en je planning vastliggen, berekenen we wat elk onderdeel je kost en verwerken we dat in je offerte.
Overloop deze punten zodra je deelname bevestigd is. Blijft er ergens iets openstaan, dan weet je meteen waar je werk ligt.
Een deelname loopt vlotter zodra duidelijk is wie waarover beslist. Bij de meeste Belgische B2B-teams bewaakt marketing de boodschap en de huisstijl, en levert die ook de ontwerpen aan. Sales bepaalt welke bezoekers je wil aantrekken en wat je achter de toonbank houdt voor de gesprekken die er echt toe doen. HR of office verzamelt de maatverdeling en houdt de interne deadlines in het oog. Wij sturen de drukproeven door, bewaken de termijnen en verwittigen je zodra er iets dreigt te schuiven.
Voor de levering zelf komt daar de organisator bij. Beurshallen werken met vaste leveringsvensters, aanmeldprocedures en soms met een eigen afhandelaar die de goederen aanneemt. Die gegevens hebben we op tijd nodig, want een chauffeur die buiten het venster aankomt, geraakt niet binnen. Vraag ze dus meteen op zodra je standnummer bekend is.
Vaak is het gewoon veiliger om op je eigen adres te laten leveren, kort voor de opbouw. Je kan alles rustig uitpakken, natellen en controleren op een moment dat er nog iets aan te doen is. Op de beurs zelf ontbreekt die tijd, en een doos die daar zoekraakt tussen honderd andere leveringen vind je zelden op tijd terug.
Reken op ongeveer drie maanden wanneer je een volledige stand voorziet met kleding, geschenken en standmateriaal. Voor een beperktere deelname volstaat zes tot acht weken meestal. Hoe vroeger je start, hoe ruimer je keuze en hoe minder je moet improviseren.
Vaak wel, al wordt het aanbod dan smaller. In dat geval vertrekken we van wat er op voorraad ligt en houden we de bedrukking eenvoudig, zodat de productie kort blijft. Geef ons je beursdatum door, dan weet je snel wat realistisch is.
Idealiter zodra je bestelling vastligt. Lever je logo aan in vectorformaat, bijvoorbeeld als ai, eps of pdf, samen met de juiste kleurcodes. De productietermijn start pas nadat jij de drukproef hebt goedgekeurd, niet bij je eerste vraag.
In veel gevallen kan dat, in overleg met de organisator. Beurshallen werken met eigen leveringsvensters, aanmeldprocedures en standnummers, dus die gegevens hebben we op tijd nodig. Een deel op je eigen adres laten leveren blijft vaak de veiligste keuze.
Tel meteen na afloop wat er overblijft. Artikelen die alleen je logo dragen, blijven bruikbaar voor een volgende actie of als welkomstgeschenk voor nieuwe klanten. Zo weet je bij de volgende editie precies wat je nog in huis hebt.
Ontvang binnen 24 uur een vrijblijvende offerte op maat. Onze adviseurs helpen je bij de keuze, personalisatie en uitstraling die perfect past bij jouw team.
Account manager
