Casi todo lo que acaba en su stand tiene que pasar antes por un proceso de producción. Imprimir, bordar, montar y embalar tienen cada uno su propio plazo, y esos plazos se suman más rápido de lo que cabría esperar. Quien empieza a pensar en ello solo un mes antes del montaje se encuentra con pruebas de impresión pendientes y tallas que nadie ha recogido todavía. Si calcula hacia atrás desde el día de montaje, todo resulta mucho más tranquilo.
A continuación le explicamos el orden que funciona para la mayoría de nuestros clientes, con plazos orientativos por tipo de material y una lista de comprobación que puede usar de inmediato. Si primero quiere saber todo lo que implica una participación, eche un vistazo a ferias y eventos.
Participar en una feria rara vez es un solo pedido. En la práctica son entre cinco y diez, y cada uno pasa por su propio proceso de producción. Mientras esos plazos corren en paralelo, todo va bien. Si se encadenan uno tras otro, de repente va muy justo.
El primer freno es casi siempre la prueba de impresión. Toda personalización empieza con una muestra digital que usted revisa y aprueba. Mientras circula entre compañeros ocupados con otras cosas, la producción simplemente se detiene. Así que fije usted mismo una fecha interna; si no, nadie lo hará.
El segundo es el reparto de tallas de su equipo de stand. La ropa solo puede entrar en producción cuando está claro quién lleva qué talla, incluido ese compañero que se suma en el último momento. Siempre se puede reponer, pero esa reposición vuelve a pasar por todo el proceso y en un nuevo lote nunca se descarta una ligera diferencia de color.
El tercero es el transporte. Que el material esté listo en el fabricante no significa que ya esté en su stand. Los recintos feriales trabajan con sus propias ventanas de entrega y normas de registro, así que deje algo de margen entre la entrega y el momento en que empieza a montar. Así podrá contar y revisar todo con calma antes de que empiece de verdad.
Lo que sigue es una guía y no un calendario fijo. Según su producto, su tirada y la época del año, algún paso puede desplazarse. Utilícelo como referencia y fije las fechas exactas con nosotros.
Ahora define para qué está realmente allí y de cuánto espacio dispone. El concepto del stand toma forma y hace una primera selección de regalos y materiales. Cuanto antes se tomen esas decisiones, más amplia será su elección. No hace falta que nada sea definitivo, basta con que la dirección esté clara.
El material de stand y la ropa para la feria están decididos y los diseños siguen adelante. Entregue su logotipo en formato vectorial, con los códigos de color correctos. Así la maquetación puede empezar de inmediato, en lugar de tras una semana de correos de ida y vuelta por archivos que no sirven.
Las pruebas de impresión están aprobadas y el reparto de tallas ya ha llegado. Los obsequios y las goodiebags entran en producción. Piense también en las cosas pequeñas, como lanyards, portaacreditaciones y tarjetas con nombre, porque son justo las que más se olvidan hasta que se necesitan esa misma mañana.
Lo ideal es que todo esté ya en sus manos y que lo haya desembalado y contado. Prevea algunas unidades de reserva y embale cada caja por categoría: le ahorrará búsquedas interminables el día de montaje. Organice también ahora el transporte al recinto, junto con los datos de su persona de contacto in situ.
Montaje, briefing del equipo del stand y una última comprobación de todo el material. Acuerde claramente quién lleva qué y quién es el interlocutor in situ. Parece obvio, hasta que alguien se pone enfermo y nadie sabe dónde está la segunda caja de lanyards.
Haga un seguimiento rápido de sus contactos, porque al cabo de dos semanas casi nadie recuerda ya la conversación. Cuente lo que sobra y aparte las piezas con impresión neutra: podrá usarlas sin problema en una próxima ocasión. Anote enseguida lo que funcionó y lo que no, y en la próxima edición tendrá un verdadero punto de partida.
La siguiente lista le da una idea del orden en el que conviene trabajar. Tenga en cuenta que el plazo no empieza a contar hasta que usted aprueba la prueba de impresión, y no con su primera consulta.
En otoño muchas empresas hacen sus pedidos al mismo tiempo, por lo que la producción y el transporte van más cargados. En ese periodo, prevea sin problema algo más de margen en su planificación. En cuanto sus cantidades y su planificación estén definidas, calculamos el coste de cada partida y lo incluimos en su presupuesto.
Repase estos puntos en cuanto su participación esté confirmada. Si algo queda pendiente, sabrá enseguida dónde está su trabajo.
Una participación fluye mejor en cuanto está claro quién decide sobre qué. En la mayoría de los equipos B2B belgas, marketing vela por el mensaje y la imagen corporativa, y además entrega los diseños. Ventas decide qué visitantes quiere atraer y qué se reserva detrás del mostrador para las conversaciones que realmente importan. RR. HH. u oficina recoge el reparto de tallas y vigila los plazos internos. Nosotros enviamos las pruebas de impresión, controlamos los plazos y le avisamos en cuanto algo amenaza con retrasarse.
Para la entrega en sí entra en juego el organizador. Los recintos feriales trabajan con ventanas de entrega fijas, procedimientos de registro y a veces con su propio operador logístico que recibe la mercancía. Necesitamos esos datos a tiempo, porque un transportista que llega fuera de la ventana no consigue entrar. Así que solicítelos en cuanto conozca su número de stand.
A menudo es simplemente más seguro recibir la entrega en su propia dirección, poco antes del montaje. Podrá desembalar, contar y revisar todo con calma en un momento en el que todavía hay margen para solucionar algo. En la propia feria falta ese tiempo, y una caja que se pierde allí entre cien entregas más rara vez aparece a tiempo.
Cuente con unos tres meses si prevé un stand completo con ropa, regalos y material de stand. Para una participación más limitada suelen bastar de seis a ocho semanas. Cuanto antes empiece, más amplia será su elección y menos tendrá que improvisar.
A menudo sí, aunque la oferta se reduce. En ese caso partimos de lo que hay en stock y mantenemos una personalización sencilla, para que la producción sea corta. Indíquenos la fecha de su feria y sabrá enseguida qué es realista.
Idealmente, en cuanto su pedido esté definido. Entregue su logotipo en formato vectorial, por ejemplo como ai, eps o pdf, junto con los códigos de color correctos. El plazo de producción no empieza hasta que usted aprueba la prueba de impresión, no con su primera consulta.
En muchos casos es posible, previo acuerdo con el organizador. Los recintos feriales trabajan con sus propias ventanas de entrega, procedimientos de registro y números de stand, así que necesitamos esos datos a tiempo. Recibir una parte en su propia dirección suele seguir siendo la opción más segura.
Cuente lo que sobra nada más terminar. Los artículos que solo llevan su logotipo siguen siendo útiles para una próxima acción o como regalo de bienvenida para nuevos clientes. Así, en la próxima edición sabrá exactamente lo que todavía tiene en casa.
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