Una jornada de team building, una fiesta de empresa o un aniversario requieren algo más que una buena sala. Hace falta ropa para quienes ese día están al pie del cañón, algo que regalar a las personas que asisten y material que haga reconocible el lugar. Nosotros nos encargamos de esa parte, con su imagen corporativa y entregado en la fecha que usted nos indique.
Tanto si reúne a veinte compañeros como si recibe a varios cientos de visitantes, las preguntas son las mismas. ¿Qué lleva su equipo? ¿Qué se llevan sus invitados a casa? ¿Y cuándo hay que tenerlo todo pedido? Cuéntenos brevemente lo que tiene previsto y pensaremos con usted.
La mayoría de los eventos se recuerdan por lo que sucede alrededor del propio día. Una invitación que llama la atención hace que la gente apunte de verdad la fecha en su agenda, y en una jornada de puertas abiertas o una velada para clientes esa asistencia marca toda la diferencia. Un save the date con su fecha suele lograr más que un tercer correo recordatorio. Si se salta ese momento, el mismo día estará contando sillas vacías.
Durante el evento, lo que más cuenta es que los visitantes vean enseguida quién forma parte de su equipo. La ropa con su imagen corporativa, una acreditación y algo de señalización lo consiguen sin que nadie tenga que explicar nada. Después llega el regalo que la gente se lleva a casa, y ahí está el efecto más duradero. Algo que se sigue usando a diario semanas después mantiene su nombre a la vista mucho más tiempo que un dulce que no sobrevive al viaje de vuelta. Si planifica varios momentos en el mismo año, eche también un vistazo a nuestra página sobre ferias y eventos.
Una jornada de team building gira en torno a su propio equipo; una jornada de puertas abiertas, en torno a visitantes que aún no conoce. Esa diferencia determina qué pide y cuánto. A continuación, los tipos de evento que más acompañamos, con lo que suele hacer falta en cada caso.
Su público ya conoce la empresa, así que no hace falta explicar nada. Lo que sí funciona es un recuerdo de esa noche concreta, con la fecha o con un guiño al año que termina. Prevea algunas unidades extra para los compañeros que no pudieron asistir esa noche.
Si todo gira en torno a trabajar juntos, querrá que su equipo también parezca un equipo. Una camiseta o un polo por participante suele bastar, sobre todo si la actividad es al aire libre. Pida las tallas con mucha antelación, porque es justo ahí donde más se atasca la planificación.
Grupo más pequeño, expectativas más altas. Aquí el acabado pesa más que la cantidad, así que un paquete cuidado con un nombre personalizado funciona mejor que un montón de bolígrafos. Cuente con algo más de tiempo para la personalización y el embalaje.
Recibirá a vecinos, clientes y proveedores que ven sus instalaciones por primera vez. Una señalización que indique el camino desde el aparcamiento le ahorra muchas preguntas en la puerta. Entregue a los visitantes algo con su nueva dirección, así recordarán enseguida dónde está a partir de ahora.
Un aniversario redondo de su empresa merece algo que haga referencia a ese hito. Los invitados y los empleados rara vez reciben lo mismo, así que separe esas dos series desde el principio. Le ahorrará quebraderos de cabeza el mismo día.
Un equipo con el mismo polo o sudadera transmite una imagen más serena y profesional, y los visitantes saben enseguida a quién dirigirse. La prenda que elija depende sobre todo de la estación y de dónde estará su gente ese día. Para una jornada de team building en verano basta con una camiseta; en una jornada de puertas abiertas en octubre es mejor una sudadera o un chaleco para quien se queda en la entrada. Una gorra o un lanyard completan el conjunto y son prácticos si quiere identificar rápidamente a voluntarios adicionales.
Para los propios participantes, lo que mejor funciona es simplemente un objeto útil. Piense en artículos para beber, algo para el puesto de trabajo o una buena bolsa, porque estas piezas no desaparecen enseguida en un cajón. Si la familia acude a una jornada familiar, prevea algo aparte para los niños: los padres lo agradecen muchísimo. Y a quienes hacen posible su evento, mejor regalarles algo distinto de lo que reciben los visitantes, para que la diferencia también se note. Si su evento cae poco antes de diciembre, combínelo sin problema con sus regalos de fin de año y se ahorrará una segunda ronda.
Cuanto antes nos facilite los aspectos prácticos, más tranquila será la última semana antes de su evento. No es mucho, pero tienen que ser los datos correctos. En la práctica solemos recibirlo todo menos las tallas, y justo ahí se pierde una semana.
¿Hay algo de lo que aún no está seguro? Indíquenos lo que ya tiene. Podemos preparar mucho mientras el resto se va concretando, y así no pierde tiempo esperando una cifra que de todos modos cambiará. En cuanto los artículos y las cantidades estén más o menos definidos, le desglosamos los costes por partida, para que pueda ajustar donde haga falta.
Para un evento cerrado con inscripción, cuente con el número de participantes confirmados más aproximadamente un diez por ciento de reserva. En una jornada de puertas abiertas o un evento público es mucho más difícil de estimar. En ese caso preferimos trabajar con una serie básica y una segunda serie que solo pide cuando tiene una idea más clara de la asistencia.
Para artículos estándar con una impresión sencilla, lo mejor es contar con tres a cuatro semanas. Si se trata de ropa bordada, un embalaje especial o algo a medida, planifique con más margen, como orientación de seis a ocho semanas. ¿Va con retraso? Comuníquenos su evento de todos modos, porque algunos artículos tienen un plazo de producción más corto y en ese caso los ponemos los primeros en su lista.
Sí. Indíquenos la dirección, el día de entrega deseado y una franja horaria en la que haya alguien presente para recibir el pedido. Acordamos de antemano qué va exactamente a cada sitio, para que el mismo día no tenga que resolver nada.
Sí. Imprimimos o bordamos regalos, ropa y material con su logotipo y sus colores. Envíenos su logotipo en un formato de archivo adecuado y estudiaremos para cada artículo con qué técnica queda más nítido.
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